Wah Mom of Trio mau sharing soal pengelolaan karyawan?Hmm emang punya pengalaman? Well, for your information, Mom of Trio pernah lho mengurus sebuah badan usaha dengan karyawan sekitar 25 orang dan  keanggotaannya yang berjumlah sekitar 1400an orang. Well, ada yang bisa menebak? Betul! Aku pernah dipercaya menjadi pengurus koperasi di instansi tempat aku bekerja. Tepatnya sejak 2018-2021 lalu, sebagai sekretaris.

Sebuah pengalaman yang tidak akan terlupakan karena selama periode tersebut, kami pengurus koperasi bekerja dalam sebuah tantangan besar yang dihadapi secara global. Siapa yang sepakat kalau pandemi covid 19 merupakan pukulan fatal bagi semua pelaku usaha.  Terlebih koperasi sebagai badan usaha yang memiliki karakteristik khas dibandingkan badan usaha lainnya. 

Alhamdulillah di akhir masa kepengurusan koperasi kami tetap menunjukkan kinerja yang baik. Tidak hanya bertahan dari gempuran pandemi namun tetap mencatatkan SHU (sisa hasil usaha) yang cukup siginifkan.  SHU merupakan pendapatan koperasi yang diperoleh dalam satu tahun buku dikurangi dengan biaya, penyusutan, dan kewajiban lainnya termasuk pajak dalam tahun buku yang bersangkutan.

Nah tugasnya apa sih sekretaris koperasi? Secara garis besar tugas sekretaris koperasi adalah mengelola administrasi dan ketatausahaan koperasi. Sekretaris juga bertanggung jawab atas kelancaran operasional koperasi.  Nah untuk rincian normatifnya tugas sekretaris meliputi administrasi, kesekretariaan, dan tata usaha koperasi, pengelolaan karyawan dan keanggotaan koperasi, serta mengelola informasi dan hubungan kelembagaan koperasi dengan pihak luar.

Kalau ditanya apa yang paling challenging dalam mejalankan tugas-tugas tersebut, maka aku akan menjawab dengan pasti bahwa staff management atau pengelolaan karywan merupakan hal yang cukup menantang. Terbayang betapa challenging-nya pelaksanaan tugas ini jika berada dalam organisasi atau badan usaha yang memiliki sumber daya manusia yang besar. Hmm susah-susah gampang atau gampang-gampang susah ya?

Tentu banyak hal yang harus diperhatikan dalam mengelola sumber daya manusia dalam lingkup organisasi atau badan usaha kita. Hmm tapi kayaknya aku punya catatan tersendiri yang rasanya merupakan 3 poin penting agar sumber daya manusia ini bisa menjadi sumbu penggerak yang optimal dan bernilai lebih dalam organisasi yang kita kelola.

Perekrutan Karyawan yang Tepat

Sumber daya manusia merupakan faktor penting dalam bergeraknya suatu organisai termasuk badan usaha yang profit oriented. Tentu kita sering mendengar kalimat ini "the right man in the right place". Ketepatan kita memilih personil di setiap lini tugas dalam perusahaan atau organisasi akan sangat menentukan perfomance dan pencapaian dalam organisasi kita.

Langkah awal dalam penentuan orang yang tepat di posisi yang tepat tentu bermula dari proses seleksi. Seleksi yang dilakukan tidak semata menentukan kuantitas kebutuhan sumber daya manusia dalam organisasi namun kualifikasi dari masing-masing personal sesuai dengan leveling kewenangan dan tanggung jawab serta jenis keahlian dan ketrampilan yang harus dimiliki.

Latar belakang calon karywan baik secara akademis, keahlian, keterampilan, maupun pengalaman dapat kita lihat dan baca dari resume atau portfolio yang mereka ajukan dalam proses seleksi awal. Namun demikian butuh pendalaman lebih trekait dengan karakter dan kepribadian mereka. Hal ini bisa didalami dalam proses wawancara. 

Selain itu yang cukup menarik, ada departemen sumber daya manusia atau HRD suatu badan usaha/perusahaan (yang biasanya berlatar belakang psikologi) yang mensyaratkan pelamar mengajukan surat lamaran kerja tulis tangan. Wow? Mengapa harus tulis tangan di era komputer seperti saat ini? Ternyata menulis lamaran kerja dengan tulis tangan bukan menjadi hal yang mudah dan menjadi tantangan tersendiri dan ada manfaat di dalamnya. 

Ada beberapa manfaat bagi kita saat menggunakan tips ini. Kita bisa mengenal kepribadian calon karyawan dari tulisan tangannya. Kepribadian merupakan hal yang menentukan dalam pekerjaan jangka panjang di perusahaan. Ada ilmu tersendiri untuk menganalisa tulisan tangan, apa yang disebut sebagai grafologi.

Kita juga bisa menilai keseriusan calon karyawan dari tulisan tangan dalam lamaran yang mereka ajukan. Menuliskan lamaran  kerja dengan tulisan tangan tentu tidak lebih mudah daripada dengan mengetik dan kemudian dicetak/print. Kandidat yang kurang serius bisa jadi enggan mengeluarkan effort lebih untuk menulis surat lamaran secara manual. Ketelitian juga dapat dinilai dari tulisan tangan seseorang. Dengan mensyaratkan surat lamaran yang ditulis tangan kita juga dapat menilai tingkat ketelitian seorang kandidat.

Bangun Sistem Pengelolaan Karyawan yang Baik

Mengelola karyawan apalagi kalau jumlahnya sangat banyak tentu sangat rumit kalau masih pakai metode konvensional dan manual. Staff management akan jauh lebih efektif jika dibuatkan sebuah sistem yang terintegrasi dan terotomatisasi. Urusan karyawan tidak hanya soal absensi, payroll, namun juga performance tracking, dan project management.

Agar memudahkan kita, tentu pengelolaan termasuk pendataan absensi akan lebih efektif jika sudah tersistemasi secara online dengan sistem penggajian mereka. Untuk pembagian tugas atau job description serta pelaporan kinerja mereka baik secara harian maupun berkala, serta monitoringnya bisa disiapkan sistem pengelolaan yang akan sangat membantu mempermudah organisasi dan badan usaha secara keseluruhan. Kita bisa mengunakan sistem, aplikasi, atau software yang tersintegrasi dari hulu ke hilir. Software payroll  membantu mengelola proses penggajian, absensi, pajak, pengajuan cuti, dan pengelolaan data karyawan dengan lebih praktis lebih praktis.

Berdasarkan performance tracking dalam sistem atau software tersebut, kita bisa mendapatkan data untuk menilai kinerja karyawan untuk selanjutnya memberikan rewards dan punishment bahkan melacak kebutuhan pengembangan diri karyawan. Bagaimana kebutuhan pelatihan dan ketrampilan setiap individu. Siapa yang perlu mendapat perhatian khusus untuk diberikan dukungan, dan sebaliknya siapa yang perlu dimitigasi terkait dengan adanya penurunan performance atau bahkan pelanggaran jika ada.

Bangun Komunikasi Efektif

Bekerja di lingkungan yang nyaman bukan sekedar memberikan kita dan karyawan dampak psikologis yang sehat lho. Lingkungan yang nyaman akan sangat berkontribusi pada kinerja setiap orang dalam organisasi atau badan usaha. Jadi kalau ditanya apa untungnya buat badan usaha? ya pasti banyak untungnya. Kalau kinerja mereka bagus dan terus meningkat, manfaatnya juga untuk badan usaha secara keseluruhan kan?

Kenyamanan bekerja tidak hanya sekedar soal lingkungan fisik, secara sosial banyak hal yang juga membangun kenyamanan dalam lingkungan kerja. Salah satu kunci pentingnya adalah soal komunikasi. Sedemikan pentingnya komunikasi efektif dalam suatu organisasi sehingga memang harus diupayakan sedemikian rupa.

Sistem kelola karyawan sudah mantap dan tersedia dengan baik, namun komunikasi antar personalnya tidak berjalan dengan juga sama saja bohong kan ya? Komunikasi efektif setidaknya meliputi bagaimana deskripsi tugas dan pembagiannya antar personal disusun dengan jelas dan dipahami oleh masing-masing individu. Sebagai sebuah siklus kerja tentu akan saling kait mengait. Kerjasama dan koordinasi satu dengan yang lain menjadi kunci lancarnya penyelesaian tugas. Penyusunan deskripsi tugas serta pembagiannya akan menghindari tumpang tindih dan sebaliknya kekosongan tanggungjawab.

Komunikasi efektif juga terkait erat dengan manajemen konflik. Bagaimanapun tentu tidak sepenuhnya dapat dihindari adanya gesekan atau sekedar salah pemahaman atau miskomunikasi antar sedemikian banyak individu dalam organisasi. Di sinilah seni dan kemampuan mengelola konflik dibutuhkan. Konflik tidak semata-mata terjadi antar karyawan namun juga konflik horizontal antara atasan dan bawahan. Seni mengelola konflik menjadi salah satu kunci suasana kerja yang kondusif.

Nah dari ketiga tips tersebut, kira-kira adakah tips lain yang ingin ditambahkan oleh Sahabat Mom of Trio? Yuk sharing di kolom komentar.